Магазины продают каждый день, а в день оплаты поставщику денег на счёте не хватает. Это может случиться и у прибыльной сети: товар уже оплачен, но ещё не продан, а аренда, зарплата и новые поставки ждать не будут. Чтобы увидеть риск заранее, нужно сопоставить даты поступлений и платежей с уже заказанным товаром и запасом каждого магазина.
Обычный совет «ведите платёжный календарь» верен, но для розницы его мало. Календарь покажет отрицательный остаток. Решение о том, какой заказ менять и что нельзя убирать с полки, он за владельца не примет.
Сначала отделите нехватку денег от слабой экономики
Кассовый разрыв возникает, когда к определённой дате денег для обязательного платежа недостаточно, хотя поступления ожидаются позже. Это вопрос времени. Убыточность означает другое: деятельность в целом не покрывает расходы. Если сеть месяц за месяцем не зарабатывает на содержание магазинов, перенос даты платежа лишь отложит проблему.
Одна из причин временного разрыва в рознице состоит в том, что часть денег связана в товарном запасе. По отчёту сеть может быть прибыльной, но свободных денег на ближайший платёж нет. Одни товары лежат без движения, а на ходовые позиции снова нужен заказ. Тогда разрыв проявляется в календаре, но начинается на полке и в закупке.
Я бы не делал вывод по остатку банковского счёта сегодня. Положительный остаток утром ничего не говорит о зарплате на следующей неделе или партии, которую уже заказали и обязаны оплатить. И не делал бы обратный вывод: низкий остаток не всегда означает, что магазин убыточен.
Соберите календарь по датам, а не по итогам месяца
На ближайшие недели выпишите исходный доступный остаток денег и ожидаемые поступления. Рядом поставьте платежи с реальными датами: поставщики, зарплата, аренда, налоги, логистика и другие обязательства вашей компании. Даты налогов проверяйте по своему режиму в календаре ФНС, а не по чужому примеру. Для каждого дня считайте остаток после платежей. Если он уходит ниже допустимого для бизнеса уровня, проблема видна до того, как наступит срок.
Здесь важны две аккуратности. Выручка в отчёте о продажах и деньги, уже доступные для платежа, не одно и то же. А ожидаемые поступления нельзя записывать как гарантированные, если срок или сумма не подтверждены. В календаре полезно отделять подтверждённое от прогноза. Описание платёжного календаря у Контура показывает базовый расчёт по датам, но конкретные источники данных и ответственность за них сеть должна определить сама.
Такой календарь не обязательно начинать со сложной системы. Достаточно таблицы: дата, поступления, обязательные платежи и прогнозный остаток. Для каждой суммы укажите, кто подтвердил её и срок. Но если у компании несколько счетов и юридических лиц, нельзя без проверки складывать их деньги в один «общий остаток»: доступность средств и обязательств может различаться.
Для первого расчёта можно взять платёжный календарь на 35 дней в Excel. Укажите дату начала, остаток и резерв на листе «Календарь». На листе «Операции» удалите пять учебных строк и внесите свои поступления и платежи. Таблица покажет остаток по дням и, если возникнет разрыв, его первую дату. Файл скачивается без регистрации. Данные, которые вы внесёте в него, не отправляются на наш сайт.
Сверьте риск с тем, что уже заказано и лежит в магазинах
После календаря я бы открыл не общий отчёт по остаткам сети, а три списка по каждой точке:
- Товары, без которых магазин скоро останется с пустой полкой.
- Товары, которые уже лежат и продаются медленно.
- Заказы поставщикам с датой прихода товара и датой оплаты.
Списки отвечают на разные вопросы. Первый показывает, где резкое сокращение закупки ударит по продажам. Второй показывает, какие деньги ещё не вернулись из запаса. Третий связывает операционное решение с календарём. Заказ, который привезут завтра, но оплатить нужно раньше ожидаемой выручки, повышает риск. Заказ ходового товара на условиях, согласованных с поставщиком, может быть необходим даже в напряжённую неделю.
Нельзя просто отменить все закупки на сумму будущего дефицита. Так сеть сначала сохранит деньги, а затем потеряет продажи на пустых полках. Столь же опасно радоваться скидке за крупную партию, не проверив, когда она обернётся и на какую дату приходится оплата. Здесь вопрос уже: выдержит ли сеть конкретную дату платежа.
Что решать, если прогноз показывает минус
Сначала проверьте данные. Не потерялся ли ожидаемый платёж в календаре, не записана ли одна поставка дважды, совпадают ли сроки с договором и фактическим заказом. Ошибка в данных даёт ложную тревогу, а пропущенный платёж даёт ложное спокойствие.
Затем разделите решения по последствиям. Необязательный заказ можно перенести, если это не создаст дефицит ходового товара. Уже закупленный медленный товар можно разбирать по точкам: где он продаётся, есть ли смысл переместить остаток, какую часть можно вывести через согласованное промо. Это не быстрые деньги на завтра: перемещение стоит времени и денег, а промо снижает отдачу товара. Считать его мгновенным способом закрыть разрыв нельзя.
С поставщиком можно обсудить график будущих поставок и оплат, но фактические обязательства определяет договор и согласованные изменения к нему. Нельзя строить план на предположении «потом договоримся». Если руководитель рассматривает внешнее финансирование, сначала нужны его цена, срок возврата и ясное понимание, какой поток денег погасит обязательство. Финансировать повторяющуюся убыточность временным инструментом опасно.
Для собственника полезен короткий список решений по каждой дате, на которую денег не хватает: причина, возможное действие, кто согласует его, что случится с наличием товара и когда проверим новый прогноз. Тогда «денег не хватает» превращается в управляемый разговор между финансами, закупкой и операционным руководителем.
Не закрывайте вопрос одной удачной неделей
После изменения заказа или графика оплаты вернитесь к календарю. Проверьте, исчез ли отрицательный остаток или он просто переехал на следующую неделю. Одновременно посмотрите наличие ходовых товаров и продажи по точкам. Если сохранили деньги ценой пустой полки, решение могло быть хуже самого разрыва.
Если такие недели повторяются, нужен не новый список срочных запретов, а разбор причин. В одной сети это могут быть партии крупнее спроса, в другой слишком короткие сроки оплаты, в третьей постоянные расходы выше валовой прибыли. Причину нельзя определить по одному числу на счёте. Платёжный календарь показывает когда возникает риск. Данные по магазинам и товару помогают понять почему.